Приступая к составлению корпоративного электронного письма, вам следует рассмотреть четыре вопроса:
1. Кто является целевой аудиторией?
В любой деловой переписке основное внимание уделяется аудитории. Читатель определяет тон, формальность и содержание сообщения.
Читателем вашего письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. У каждого читателя будет разный бэкграунд, знания о проекте и приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта с коллегой, который имеет такие же глубокие знания о проекте, как и вы.
Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или выполнить действие из содержимого письма. Поле «Копия:» предназначено для читателей, которым необходимо получить переписку по электронной почте для справки или ясности, но не требуется предпринимать никаких действий или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой необходимо увидеть только первоначальное письмо и ничего из последующей цепочки ответов.
Используйте поле Bcе очень разумно. Часто лучше переслать письмо отдельно, с кратким изложением того, почему вы отправляете эту информацию.
2. Цель написания электронного письма?
Каждое письмо должно охватывать только один конкретный пункт, задачу или запрос. Охват нескольких действий в одном письме может привести к путанице и неэффективности. Одно письмо не должно включать как заметки по пересмотру клиентского отчета, так и вопрос о планировании квартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.
На практике нам иногда приходится запрашивать несколько частей информации, связанных с одной и той же темой. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет читателю легко ответить и гарантировать, что вы получите всю необходимую вам информацию.
3. Это электронное письмо необходимо или нет?
Эта тенденция приводит к чрезмерному общению по электронной почте. Спросите себя: «Действительно ли необходимо это электронное письмо?» Возможно, более уместным будет быстрый телефонный звонок или сообщение в корпоративном мессенджере.
Если вы ожидаете много переписки по теме, короткий разговор может устранить длинную цепочку писем. Выберите правильный канал для отправки информации. Электронная почта — это здорово, но это один канал.
4. Подходит ли электронная почта?
Электронную почту можно использовать во многих ситуациях, но это не всегда целесообразно.
Если вы сообщаете плохие новости, сделайте это лично или тщательно поместите письмо в буфер. Электронное письмо безлично и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам нужно написать деловое письмо с извинениями, следуйте этому правилу.
Конфиденциальная информация, отправленная по электронной почте, рискует быть случайно переданной. Существует множество случаев казусов в электронной почте, от забавных до серьезных. Является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, уместна ли она для электронной почты.
Стиль электронной почты
Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они деловые, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.
Для удобства и большей продуктивности в компании нужно пользоваться системой управления почтой. Такая система интегрируется к любой офисной программе и обеспечить удобную связь между всеми сотрудниками.
Тон
Поиск правильного тона может стать самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружелюбного, но всегда остается профессиональным и всегда должен соответствовать вашей аудитории.
Словесная вежливость часто может быть упущена из виду в попытках быть краткими в электронных письмах. Тем не менее, пожалуйста и спасибо следует включать в любое время, когда это уместно.
Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, потому что это ЗВУЧИТ ТАК, КАК ВЫ КРИЧИТЕ (и может направить ваше письмо в папку со спамом). Если вы не стали бы кричать заявление лично, не кричите его в письме. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание или жирный шрифт, чтобы подчеркнуть важные моменты.
Пример: Проект необходимо предоставить в течение двух недель .
Обратите внимание на резкий тон, если заменить жирный текст заглавными буквами: Проект необходимо предоставить В ТЕЧЕНИЕ ДВУХ НЕДЕЛЬ.
Избегайте чрезмерного использования знаков препинания или эмодзи. Восклицательные знаки следует использовать умеренно! Эмодзи продолжают играть большую роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использовать их только после того, как другая сторона отправила одно. Их никогда не следует использовать в официальных деловых электронных письмах.
Формат
Электронные письма предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры для упорядочивания информации. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.
Ниже приведены наиболее распространённые функции форматирования и способы их использования.
Шрифт: Шрифт — это гарнитура, которую вам следует выбрать для вашего письма. Лучше всего выбрать шрифт без засечек. Кроме того, их легче читать в небольшом размере. Gmail использует шрифт без засечек по умолчанию. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Terbuchet MS или Verdana.
Размер текста: Постарайтесь придерживаться нормального размера вашего электронного письма. Это 10–12pt.
Жирный: Вы можете использовать жирный шрифт для заголовков и для выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, когда они просматривают письмо.
Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Он используется для акцентирования внимания на области предложения. Он не выделяет слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для заголовков полных работ.
Подчеркивание: Подчеркнутый текст можно легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к какой-либо области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.
Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в письме, так как это привлекает внимание к нескольким местам и выглядит непрофессионально. Вероятно, ваша программа электронной почты делает ваши гиперссылки синими.
Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. В академических письмах отступ в первом предложении абзаца составляет пять пробелов. В деловых письмах вам никогда не понадобится отступ в начале абзаца.
Числа: использование нумерованного списка может помочь организовать контент, где важна последовательность. Например, если вы описываете шаги, вам следует использовать нумерованный список.
Маркеры: отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркеры лучше всего подходят для неупорядоченных списков.
Отступ больше: в деловых электронных письмах не следует делать отступ для первого предложения нового абзаца. Разрыв строки обозначает начало нового абзаца. Кнопка «Отступ больше» позволяет добавлять отступ к тексту. Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что отступ менее важен.
Уменьшить отступ: позволяет переместить содержимое влево.
Цитата текста: Если вы ссылаетесь на цитируемый текст, вам следует использовать функцию цитирования текста. Она обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева. Это показывает читателям, что вы цитируете текст.
Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в свое электронное письмо, крайне важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и ваш читатель поймет, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выберите текст, форматирование которого вы хотите удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.
Обзор электронной почты
Давайте обсудим каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовой опыт, который вы можете использовать при написании своих текстов.
Тема письма
Тема письма — это мини-резюме вашего письма. Она предоставляет наибольшую возможность убедиться, что ваше письмо прочитают. Цель темы письма — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.
Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.
Клиенты электронной почты также проверяют строку темы на наличие признаков спама. Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять клиентам холодные письма. Некоторые термины являются спамом и могут быть отфильтрованы в папку «Спам». Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», или тем, состоящих из одного слова.
Приветствие
Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительнее обращаться к получателю по имени, но это не всегда возможно.
Добрый день,
·Привет,
· Уважаемый г-н Сандип:
· Привет, Сандип, (формат приветствия)
· Привет, Сандип. (формат предложения)
Краткая шутка
Если вы впервые пишете кому-то по электронной почте, то вашей первой строкой может быть короткая любезность, связывающая вас и получателя. Одного предложения должно быть достаточно. Укажите, как вы связались. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.
«Было приятно познакомиться с вами на вчерашнем сетевом мероприятии».
«Я ценю, что вы нашли время помочь мне с этим проектом».
Если вы хотите, чтобы все было в общих чертах, подойдут и теплые добрые пожелания.
«Надеюсь, у тебя все хорошо!»
Дополнительная информация
Некоторые деловые письма могут потребовать дополнительной информации для читателя. Это может быть разъяснение задачи, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать обдуманно. Добавлять следует только непосредственно релевантный контент.
Заключительное сообщение
Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо завершено. Хотя это не является обязательным требованием в современном написании электронных писем, краткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше электронное письмо.
«Спасибо за уделенное время».
«Я с нетерпением жду вашего ответа»,
‘С уважением,’
Подписание и подпись
В конце письма укажите свое имя. Формулировка должна соответствовать формальности письма.
Самый официальный: д-р Сандип Шарма
Доктор Шарма
Сандип Шарма
Наименее официальное и наиболее распространенное: Сандип
Ваша электронная подпись — это своего рода электронная визитная карточка, которая прикрепляется к вашему электронному письму. Она должна включать в себя наиболее важный контекст и контактные данные для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь своему читателю с релевантной контактной или контекстной информацией, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут выглядеть на мобильных устройствах.
Вложения и ссылки
Любые вложения или ссылки, на которые есть ссылки, должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите название документа в скобки сразу после того, как вы упомянете его в электронном письме.
Не заставляйте читателя искать необходимую информацию.
Если получателю ранее было отправлено вложение, все равно прикрепите его снова. Таким образом, они смогут легко получить доступ к информации, а не искать ее в своем почтовом ящике. Конечно, дважды проверьте, что файл прикреплен и корректен. Если вы забудете прикрепить вложение, это потребует ненужного (и смущающего!) ответа с его просьбой, что может задержать работу.
Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо на интранет-каталоги. Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекающими в тексте электронного письма. Вместо этого интегрируйте гиперссылку в существующее предложение.
Плохой пример: этот ресурс может оказаться вам полезен при подготовке отчета.
Хороший пример: этот профиль Сандипа Шармы может оказаться полезным при подготовке отчета.
Вам также следует проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает нужный сайт.
Обзор
После того, как вы составили электронное письмо, не нажимайте кнопку «Отправить». Пока.
Уделите немного времени просмотру своей электронной почты. Проверьте наличие грамматических или орфографических ошибок (для проверки грамматики есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки указывают на невнимательность и даже могут передавать неверную информацию.
Еще раз проверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.
Еще раз проверьте, что в полях отправителя указаны правильные получатели.
Наши любимые (бесплатные) лайфхаки по работе с электронной почтой
Отменить отправку
Вы когда-нибудь нажимали «отправить», а затем ахали от ужаса? Возможно, это ситуация «Я не хотел отправлять это этому Сулекху Шарме !». Или это может быть менее смущающий, но все еще раздражающий сценарий «Я хотел включить Сулекху Шарму в это письмо!».
К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив функцию «Отменить отправку».
Шаблоны ответов в Gmail
Вы отправляете одно и то же письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.
Эта функция позволяет сохранять стандартные письма. Когда вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите нужный вам готовый шаблон в окне «Написать». Вы также можете настроить Готовые ответы на автоматическую отправку входящих писем с указанием конкретных данных.
Фильтры и папки
Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить стресс от электронной почты.
Вы можете помечать и даже маркировать цветом письма от конкретных людей или даже целых доменов. Эти метки позволят легко архивировать письма после прочтения.
Вы можете настроить фильтры, чтобы автоматически отмечать как прочитанные или архивировать низкоприоритетные справочные письма, например, обновления отслеживания доставки.
Короткие вложения в настройку обеспечат долгосрочную экономию времени.
Планируйте отправку писем с помощью Boomerang
Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы ваше письмо попало в почтовый ящик клиента уже завтра утром?
С помощью дополнения Boomerang вы можете запланировать отправку писем в определенное время в будущем.
Внимание: Если вы отправляете информацию получателям, которые подчиняются вам, не отправляйте письма поздно вечером, так как это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте отправку писем на начало обычного рабочего времени.
Сочетания клавиш
Составление эффективного делового письма занимает время. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Экономьте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылок и т. д. Ознакомьтесь с сочетаниями клавиш для Gmail и Outlook.