Будь умным!


У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.ru

Тема 5- Документирование информационносправочных материалов современное деловое письмо

Работа добавлена на сайт samzan.ru: 2016-03-05


26

Тема 5:  Документирование информационно-справочных материалов, современное деловое письмо.

Учебные вопросы:

  1.  Справки.
  2.  Докладные и объяснительные записки.
  3.  Акты.
  4.  Телеграммы (телетайлограмма).
  5.  Современное деловое письмо.
    1.  Деловое письмо в условиях унификации..
    2.  Правила оформления  делового письма.
    3.  Некоторые виды писем.

Время: 2 часа.

Цели занятия: Изучить характеристики различных видов информационно-справочных документов, их значение в документационном обеспечении управления, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Литература:

  1.  Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: МЦ ФЭР.2006.-560с.
  2.  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие- 6 изд., испр. и доп.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-364с.-( Высшее образование)
  3.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более120 документов.-2-е изд., перераб. и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева, М.: ТК Велби. Издательство Проспект, 2005.-456с.

    К информационно-справочным документам относят письма, докладные(служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены  либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов. Который движется по схеме: исполнитель, руководитель  структурного подразделения, руководитель организации. В отличии от распорядительных документов  эти документы могут и не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть принята только к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

   Многие информационно-справочные документы- докладные(служебные) и объяснительные записки, справки, акты- являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

  Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы- являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.

                                              

                                                   1  

  Справка- документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

  Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций( органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.) Такие справки оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые  в вышестоящие организации, заверяются печатью.

    Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги.

  Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а так же ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличии от докладных записок, текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложений истории вопроса.

   Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.

    Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: « Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.

   Наименование организации, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в её тексте. Справку подписывает должностное лицо( секретарь, инспектор службы кадров) подпись заверяется печатью.

                                                  2

   Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

   Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.     

     По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные  предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, её этапа, выполнения указаний, распоряжений и т.п.

   Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

     Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

    Для её оформления может использоваться общий бланк организации.

   Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись ( с указанием должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

   Текст инициативной докладной записки состоит из вводной (констатирующей, описательной) и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй – содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

    Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

    Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю) будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

   Объяснительная записка- документ, составляемый  для пояснения отдельных положений выполняемой работы( плана, проекта, отчета, разработки и т.д.). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

    Разновидностью объяснительных записок  являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

   Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который её потребовал. Датой объяснительной записки будет дата её составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом её написанию и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи  указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

                                               3

  Акт это документ, составляемый группой лиц ( преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях  и обследованиях , инвентаризации , передаче товарно-материальных ценностей, при передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Акты документируют  деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо – при ревизии финансово – хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушений транспортировки и т.д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

  Независимо от разновидности, акт оформляется по одной схеме, как правило, содержащий реквизиты, которые присутствуют в бланке организации.

   Дата и место составления акта  должны соответствовать дате активируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формируется в родительном падеже ( Акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития).

  Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного ( о приеме – передаче оборудования; об уничтожении дел).

 Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

  Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и др. Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, то должны быть указаны и названия этих учреждений.

   Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки работы комиссии, её цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, её результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

   Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они так же могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения  оформляется особое мнение члена комиссии.

  В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их местонахождение или адресат, которым они направлены. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.

   Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, так же обязан поставить свою подпись. В этом случае рядом с подписью делается примечание ( Например: Особое мнение (Ф.И.О.) прилагается или Замечания к выводу 2 ( Ф.И.О.) прилагается)

   Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным  после его утверждения вышестоящей организации.

  В некоторых актах ( по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью.

  Все лица, упомянутые в акте, особенности к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под роспись.   

                                         

                                                    4

  

  Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависит своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы  обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсильной  копии документа, а так же схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

 В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень её срочности:  «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т. д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

  В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграммы и упрощения её обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес:

            Например:

             КЕМЕРОВО             КОЛОС           ПЕТРОВУ

             КРАСНОЯРСК        КОБРА            МАХИНУ

    

  В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два знака. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса  слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения.

Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

    Большое значение при составлении телеграммы  следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл.  Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.

    Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, т.к. имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

   Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и д.р. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. ( см. образец)

                                                         5

5.1

  Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

    Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модельной связи, - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие  у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.  Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы -  вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

    Очень важно, чтобы текст официального письма  не допускал нескольких толкований. В виду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

    Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний, практически во всех странах письма сегодня составляют чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имели свою социальную базу – коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

  

5.2.

  Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

  Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

  1.  Государственный герб РФ ( герб субъекта РФ или эмблема организации, или товарный знак организации);
  2.  код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);
  3.  основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  4.  идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
  5.  наименование организации ( полное или сокращенное);
  6.  справочные данные об организации;
  7.  дата документа;
  8.  регистрационный номер документа;
  9.  ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа ( при письмах – ответах);
  10.  адресат;
  11.  заголовок к тексту;
  12.  текст;
  13.  отметка о наличии приложения;
  14.  подпись;
  15.  фамилия и номер телефона исполнителя;
  16.  идентификатор электронной копии документа;
  17.  резолюция;
  18.  отметка о контроле;
  19.  отметка о поступлении;

  Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например, «Приказ», «Акт», «Докладная записка» и т.д.

   Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

    Наименование организации – адресата документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

  Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

  •  По первым буквам слов, входящих в наименования,  например, МВД, МО. Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
  •  По начальным слогам слов, входящих в наименования, например,  Уралмаш ( Уральский машиностроительный завод);
  •  Смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во  второй – строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

     Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (Устав).

     К справочным данным об организации относятся, во – первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во–вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке, электронный адрес. Их так же необходимо указывать на бланке письма.

    Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо.

     Регистрационный номер исходящего документа -  номер письма и его словное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2 /16 – 2955 или 18 / 275

    Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включают регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о системе оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

     При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

            На №  __________ от__________

      Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: На № 4520 от 17.05. 2006.

    Адресат – наименование и адрес получателя письма ( наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается в верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации – получателя пишется в именительном падеже. Например; ЗАО «Оксид».

    В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

             Например:        Кемеровское ОАО «Гранит»

                                       Главному специалисту

                                       А.Н. Смирнову

    Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

            Например:         Ректору

                                       Новосибирской

                                       Государственной академии

                                       Экономики и управления

                                       Проф. Ю.В. Гусеву

   

     Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилия лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

      В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемые в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно пользоваться конвертами с заранее напечатанными адресами.

       Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, и только потом – адрес организации.

            

            Например:       Директору ЗАО «Кристалл»

                                      Г.Н. Некрасову

                                      Скатертный пер., 22

                                       Москва, 103030

      Если письмо адресуется частному лицу, то адресат оформляют так:

                                      Григорьеву П.Н.

                                      Ул. Кирова д. 76, кв. 12,

                                      Новосибирск,630102

      

     Текстовое сокращение «гр.» ( от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписками с организациями и фирмами других стран слова « господин», «господину» передается сокращениями «г.», «г-ну».

       Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

              Например:

                    Об организации выездной торговли

                    О закупке строительных материалов

     Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

      Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо.

     Не рекомендуется в заголовке употреблять слова « касательно», «касается». Также не следует писать «по делу»,т.к. данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно например, в письме, адресованном в отделение милиции:

                                       Начальнику

                                       Отделения милиции

                                        Тюменского района

                                        г.Тюмени

                                         Г.В. Сидорову.

По делу гр.Круглова А.А.

 

     Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см. от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

      Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы.  В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», а затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

       Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждений в подписи не указывается.

          

   Например:

              Директор школы (личная подпись) Н.К. Петров

    

     Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

     Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо ( например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.      

     Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

   Отметка об исполнителе (составителя письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. (Образец)

 5.3.

  Письма – просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в её исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант  письма – просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

  Письмо – просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа (« Просим…»), от третьего лица единственного числа ( в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. ( Образец письма – просьбы на бланке частного предприятия).

   Письма – ответы (отказы). Логическая схема письма – ответа (отказа) следующая:

  1.  повторение просьбы, на которую составляется ответ;
  2.  обоснование причины - отказа (если это письмо – отказ)
  3.  констатация отказа.

(Образец письма – отказа на бланке частного предприятия)

Сопроводительные письма.

    Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

     Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

      Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

  1.  Направляем заявку на …, необходимых вашему заводу в 2006г. для…
  2.  Высылаем наложенным платежом…
  3.  Возвращаем проект… на…с. Со следующими замечаниями…
  4.  В соответствии с нашей договоренностью направляем ( высылаем, посылаем)…

 

   Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. (Варианты текстов договорных писем)

  Письмо – напоминание. Письмо – напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо – напоминание, как правило,  состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме – напоминании являются формы глагола «напоминать».

   Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, но не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

   В одном и том же письме часто выражается не только напоминание. Но и требование выполнить те или иные обязательства. (Вариант письма – напоминания)

   Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном  информировании другой организации или заинтересованности другого лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

   Письма – приглашения. Письма – приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты – приглашения, так и трафареты. (вариант письма –приглашения)

   Письмо – предложение. Письмо – предложение может представлять собой, к примеру, заявления предприятия – продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на её запрос.

   Письма – разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

   Письма – подтверждения. Письмо – подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

   Письма в настоящее время пересылаются не только по почте, но и с использованием аппаратов факсильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.

                                                                         

                                                                     

                                                                       Приложение 1 к теме № 3

   Рекомендуемый состав реквизитов для официальных писем.

  1.  Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема, или товарный знак организации);
  2.  Код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);
  3.  Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  4.  Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  5.  Наименование организации (полное или сокращенное);
  6.  Справочные данные об организации;
  7.  Дата документа;
  8.  Регистрационный номер документа;
  9.  Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах – ответах);
  10.  адресат;
  11.  заголовок к тексту;
  12.  текст;
  13.  отметка о наличии приложения;
  14.  подпись;
  15.  фамилия и номер телефона исполнителя;
  16.  идентификатор электронной копии документа;
  17.  резолюция;
  18.  отметка о контроле;
  19.  отметка о поступлении;

 Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

 

                                                                     

                                                                           

                                                                             Приложение 2 к теме № 3

Вариант оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.

 

Герб РФ              Адресат

Наименование организации

Наименование структурного

Подразделения

(при необходимости)

Справочные данные

об организации, ОГРН, ИНН / КПП

от____________№___________

на №_________ от___________

        Заголовок письма

        (начинается с «о» или «об»)

                                              Текст

  Должность     личная подпись      инициалы, фамилия

Инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона

Инициатор электронной почты

*Если письмо оформляется на формате А4, обязателен заголовок, если на формате А5, заголовок не обязателен.

                                                                 Приложение 3 к теме № 3

                  Вариант оформления телеграмм

1.                                                                                              ТОМСК 25

                                                                     ОБЪЕДЕНИЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПОЛОМАТЕРИАЛОВ тчк

       ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова,5

тел. 24-02-83. Р/счет____________________

Директор          Печать   Личная подпись  Н.Н. Петров

Исх. № ____________________

Дата_______________________

2.

                                                                               Кемерово Агат

  ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА  ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ

ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

__________________________________________________________________

               630 070 г. Новосибирск -19, ул. Горького,24.

                Каскад. Тел. 240250  Р/счет__________________________________

                Директор     Печать     Личная подпись     К.П.Сомов

                   

              Исх. №__________________

              Дата____________________

               

                                                                    

                                                                     

                                                                       Приложение 4 к теме № 3

Образец письма – просьбы на бланке частного предприятия

Наименование организации                         Директору_____________

Почтовый адрес                                                                   наименование

Телефон. Расчетный счет                                                     организации

Адрес электронной почты                            ______________________

ОГРН, ИНН / КПП       инициалы, фамилия

от__________ №_________

на №________ от ________

    О заключении договора

  Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций…… на сумму….руб.

   В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукции для……….. В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из…….. процентного фонда о выделении организации….тонн сырья.

             Директор             Личная подпись           Инициалы, фамилия 

Могут быть и другие варианты текстов писем – просьб:

1

   Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий – монополистов. При поставки своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения_________________________________________________________ __________________________________________________________________

                                             (название закона, номер статьи)

в навязывании контраненту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.

   Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий – монополистов и возбудить дело по признакам нарушения___________________________________________________________________________________________________________________________

                                               (название законодательства)

2

  Открытое акционерное общество………….специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии  ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе:

             -отопление жилых домов;

                -горячего водоснабжения жилых домов;

   Просим рассмотреть вопрос об использовании данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

3

   Организация при строительстве  пусковых объектов Агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой…….

    Прошу изыскать возможность для бартерного обмена организации на ……тонн металла,…….тыс. штук кирпича.

                                                                                        Приложение 5 к теме № 3

Образец письма – отказа на бланке частного предприятия

Наименование                                                                         Директору концерна

Организации                                                                           ЗАО «Янтарь»

Адрес, ОГРН, ИНН / КПП                                                    Г.И. Сидорову  

от_________№_________

на №________от________

 Заголовок

 Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО……..и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение…….. согласно указу…..отнесено к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются….

  На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность       Личная подпись             инициалы, фамилия  

Фамилия исполнителя, номер телефона

    Варианты текстов писем – отказов могут быть такими:

1

 Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

2

  Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе…….. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

3

    Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме…. Рассмотрена дирекцией компании…….

    В соответствии с законом …… Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень является единым по всей территории……… и рассмотрению не подлежит.

   Учитывая изложенное, Вашу просьбу удовлетворить не можем.

4

  Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.   

 

 




1. на тему Соединенные штаты Америки
2. Договор простого товарищества По договору простого товарищества договору о совместной деятельности дв
3. потери в меди на нагрев обмоток при прохождении по ним тока это обычные потери вызванные активным сопрот
4. ВАЛ C ПОМОЩЬЮ ПРИКЛАДНЫХ БИБЛИОТЕК- SHFT~2D И SHFT~3D.
5. Учитесь властвовать собой
6. Тема- Диаграммы Исикавы Цель работы- закрепление знаний умений и навыков по определению причин и результат
7. вещества растворы или расплавы которых проводят электрический ток
8. Петр I. Россию поднял на дыбы
9. Об инновационной деятельности в Томской области Рассмотрев проект закона Томской Об инновационно.
10. вариант предлагаемого ответа
11. Тема Науч
12. Славь душа Господа
13. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук Вінн
14. Теоретические аспекты создания нового товара
15. ОСОБЛИВОСТІ АДАПТАЦІЇ ОРГАНІЗМУ ПРИ ЦИКЛІЧНИХ ФІЗИЧНИХ НАВАНТАЖЕННЯХ
16. Адаптер паралельного обмена
17. Справочные правовые системы на российском рынке
18. по теме 1 Начало формы 1
19. Европол, его назначение и структура управления
20. ДоллиКатя Б ВВяземский Даши Д